効率よく作業を進めたい!なかなかうまくいきません。それを解決してみませんか?

こんにちは、harutoです。

会社でお仕事をされている方(会社じゃなくても)は一度や二度は必ず直面していると思うのですが?
あなたも?
私も「あるある」です(笑)
多いのでしょう…この手の悩みは、仕事改革と政府も乗り出して、残業なしとか・・・ね。
「効率よく」とは言いましても、それぞれの作業の性質とかもあったりして、「これだ!」という単一のもので、すべて解決するのは難しいです。

 

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理論的には、効率を上げる方法は、無駄をなくすこと

ただし、理論的には、効率を上げる方法は、無駄をなくすことです。
それが時短にもつながっていくんですよね。

ということは、

「無駄なものは何?」
「それが無駄なものだとして、それを外して、同じ効果を期待できるの?」

という部分を解決できれば、現状より確実に効率よくなる可能性はありますね。

すぐに思いつくもの・・・たいていは無理難題ですよねー。

お上は、残業なしだ!って言います。
そーすると、給与が減るぞ? と考える・・・
お上は、追いかけ、業績は落とすな!
・・・やっぱり、そうきたよなぁ・・・
で、お上様、何か手立ては?
・・・自分で考えろ!

ですって!(笑)

こんな感じの場合が多いですよね。
だからと言って、ほっとくわけにもいかない。
重い腰を上げないとですね。

たとえばー、君が、いるだーけで、心が・・・・
これを考えてみましょう。

 

カップラーメンが食べたいと思ったあなたはどうします?

そんな腹減ってねーよ(気になってないよ)!

まぁまぁ、焦らずちょっとだけお付き合いください!

カップラーメンが食べたいと思ったあなたは・・・

・カップラーメンがあるかどうか確認します。(必要なもの)
・あれば、お湯を準備するだけです。    (必要なもの)
・お湯がなければ沸かします。       (加工(処理工程))
・・お湯が沸いたらお湯を注いで3分待つ  (加工(処理工程))
・三分たったら食べる。                    目的達成!
・あっ、お箸がない!…(笑)                      (必要なもの)

これ、あたりまえじゃん。

カップラーメンを食べる事について、細かく分析することはほとんどないですからね。
皆さんも、知ってますよね。

でもです。
これと大して変わらないのではないかと思います!(笑)
「考えること」が、です。

時短、効率よくするためには、前もって準備して揃えて置けば、
3分とちょっとの時間で目的達成(食せる)です。

準備できていなければ、「買いに行く」「湯を沸かす」で、
目的達成するまでに最低30分くらいはロスしますよね。
(概算です)

この差は大きいですよ。

ここでいう無駄は「必要な物が揃ってないこと」たったそれだけ。
現実はもっと複雑なんですけど、物事は複雑にしたら、成功できないのですよね
・・・不思議と、カッコつけて、分刻み計画とか、あんまり有用だったためしが、
ありません。

複雑がゆえに失敗の二文字がそこらへんにうろついてます(笑)
シンプルな計画のほうが、憶えやすい、迷わないですね。

何が言いたいかというと、このようなことを考える場合には、
1.目的はなにか(成果物)これがまずはっきりイメージできている事。
2.材料が揃っている事。
3.仕組み(作り方)を知っている事。

この3点だけ、これが揃うことを考えると良いという事です。
もちろん「カップラーメンを食いたい!」という目的をしっかり持っていて、
食べるんだ!という意識がないとだめですけどね。

会社の中でも使えます。(性質が似ていますから)

これは、会社で仕事(作業)を行う場合にでも同じことが言えます。
案外1.を理解しないで受ける人も多いですし、
3.を知らなすぎる事も多いのではないのでしょうか?
(悩んでいる人は・・・です)

それを、理解しないで「教えてもらってません」「そんなこと考えていませんでした」てな、ことを毅然とした態度で口にするのはあんまりかなぁ。

目的を達成するために不足する材料があれば、それをどうやって準備するか?
つまり、作るのはこれ!これを作るのに必要な材料はこれ!
をまず確認することからはじめてみましょう。

その時、入手不可能な材料だったら?
別の方法を模索しないといけません。
幸い、すべて入手できる材料でした。
となれば、あとは、加工(どうやってやるか?)
これを考えるだけです。
簡単でしょ!

誰にでもできますよね!

もう一度言います・・・。
一番大事なことは、何を作るのかという完成形が見えていない(イメージ)できていないからです。

それと「知っている」ということはそれを使えるということです。
「知らない」と考え(アイデア)を思いつけないでしょうし・・・
だから使えないのです。

知らないことを、そのままにしてしまうことが多くありません?
知らないことが多いと不安になる!という先輩が居ました。
その時は、そうなの?と半信半疑でしたね。
でも、その気持ち、それからしばらくして理解できました!

 

まとめ(はじめの一歩)

効率よく作業をするためには、
先ず、自分がやるべきこと(目的)を明確にイメージできるようにすること。
指示を受けるとき、ちゃんと訊く事と、疑問点は質問することです。

よしんばその時、質問したいことが無くても後から疑問が出ることもあります。
ここで、ちゃんと質問をして疑問を解決することですね。
そうすれば、芋ずる式に答えがくっついてきます。
それから作業をやるための最低限の知識やスキルがないといけません。
ただしそこはあなたも社会人、あなたも研磨しているでしょう。
「疑問点を解消」することです。これでほとんどが解決できます。

 

これも一緒にお話しておきますね。

効率化を図るための手段として、コンピタンシー(行動特性)の概念を導入するという教育方法があります。結構使ってる企業は多いですよ。

有効な手段ではありますが・・・

コンピタンシーとは(行動特性)?

コンピタンシーとは(行動特性)などと訳されていますが、
要は、ある職務における必要不可欠の行動能力という意味になります。

「チェックリスト」という形で項目を羅列したモノにして利用します。

この概念を導入して社員の職務能力の向上を図ろうとする企業が増加してきています。

ある職務レベルごとに、優れた成果を発揮している人
(社内でも、社外でも構いませんが)をモデルにして作成した職務能力の向上を目的に作成したチェックリストのようです。

社員みんなに、このチェックリストの点数を押し上げる教育をおこなえば、平準化されて自ずと業績は上がるだろうとの考えです。

理屈では、できる人の行動分析をして同じようにやれば成果が出ると、理解はできますが、その人と自分は、やっぱり違いますからね。
それに、新人と経験者でも違いますよね。

言い換えると、いきなり入社仕立ての新人社員に、プロ野球選手の例えば、
そう、松井選手を見習って打て!というのと同じような感じです。

普通、それって無理っす!

そう思ってしまうのが普通かなぁと・・・

それに、人には特有のタイプがありますから。

それぞれ、伸ばすべきポイントというものがあって、人により違うはずなのに、つい「あるべき」論で追求させてしまう訳です。

このチェックリストを持たせること自体はスキルアップを継続させるためには役に立ちそうですが、できれば、その個人独自のチェックリストを一緒に作るところから始めたいところですね。

どうやるかですが・・・。

例えばこんな手順で!

「今月身につけたいスキルをチェックリストにまとめてみよう!」
と、相手がどこを目指すのか丹念に聴いていきます。

それが10個くらい見つかったら、その10個の文章をどんな形に
仕上げていくのかも相手に聞き確認しましょう。

手帳に貼れるくらいにして、携行できるようにするのも良し。
A4サイズに自分が好きなフォントで印刷して見える所に貼るでも良し。

 

ポイントは、自分流(オリジナル)であること。

自分専用のものという認識になるように工夫まで、一緒に考えてやることです。

そうすることで、チェックリストは、単に努力を強いる命令ではなく、自分の
やる気を引き出してくれるもの、そうですね、エネルギー源となると思います。

自分専用のオリジナルのチェックリストを作って、やる気を引き出す。

これを、毎回確認してから仕事を始めるのです。

ねぇ、これを確認したら業績があがる?

仕事が進む?

流石にこれだけじゃダメです。
これはあくまで、ひとつの手段ですから。
でも、きっかけにはなるはずです。

確実に!

最後まで、長い文章をお読みいただいて、またお時間を割いて、
お付き合い頂きまして、ありがとうございました。

ちょっとでもお役に立てたなら嬉しいです。(^^)v

【18 効率よく進めるには】

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