仕事の段取りが悪い!コンピテンシー(行動特性)の概念を導入して

こんにちは、harutoです。

実はつい先日も、社の中で、お前何やってんだ! これいつ依頼した案件だと思ってるんだ!

などと、トラブってる光景を目にしてしまいました...。
大抵、おんなじメンツの場合が・・・(汗)

 

視点は当然「依頼側か/依頼を受けた側か」で変わりますよね。

上の状況だと、依頼側がお怒りです。

そもそも、なんでこうなってしまうのか?
原因や理由は人それぞれであって、その一つを解決すればすべてうまくいく!
という訳ではないのですが、どこからかメスを入れないと改善できないと思います。

 

さて、あなたならどうします?

 

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会社員=仕事の定義は?

実はですね、新入社員となった若人の中には「仕事をする」という概念とでもいうのですか、持っていない?
欠けている?

という人たちを感じるのです。

会社は営利目的である。利益を追求するのが企業、そこの一員になった。
社の看板を背負うこと。会社は縦社会。
会社への貢献(労働)=対価である。
利益を出せない社員は淘汰される。

一般論では、ざっくりこんな意識を持ってればいいですね。

とっても、愛想がいい。返事もいい。依頼した仕事は「頑張ります」と受ける。

これだけ見ると「いい奴だなぁ」なんです。

ところがです。
資料作りや、ユーザー先への連絡や確認など、やってくれているのですが、完了報告が全くないんです。

不思議でしょう?

もちろん、教えているんですよ(教えることでもない基本ですが)「報告・連絡・相談は必ずね!いつでも声をかけていいから」と。

一般的な認識でも「依頼を受けたものは、ちゃんと処理して、結果を伝える」って、普通のことだと思っていたんです。
旨くいかないなら、行かない事を、うまくいったら、完了報告を!

だって、ずーーーっと自分が抱えて考えていたら、うまくいってない場合などは、ストレスでしかない!と思うんですよね。
もしそうなったら、「うまくいかないです。こんな状況で・・・」と報告をしてそれと同時に相談。依頼者からの次の指示をもらう。

ってなことを考えるでしょう。

 

この○○君は、うまくいったことも、うまくいっていないことも、「依頼者が気になって、○○君、どうなってる?」と訊いてくるまで、何もアクションがありません。

訊かれたら「うまくいってる案件は、『できてます』」と当然のような顔で、答えてるのです。

じゃあその完成できた資料を見てくれ。

はい、これですどうぞ。

 

「うまくいってない場合は・・・あの、その、あれが、これで、〇△×・・・」
何を言ってるのか意味が解らない。
ちょっと、パニクってる感じ...

 

・・・〇〇くん?
「この資料ここの所、更新していたはずだが、先週と同じ数値だぞ?」

えっ・・・

「それにここも、もう一人ユーザが希望して見込み数が増えるはずだが?」「共有データだからリアルタイムで確認できるものだし、こんなミスは普通起きないはずなんだが?」

・・・えっ、あっ。は、はい。・・・

共有データがあるにも関わらずに、○○くんは、どうゆう理由か、データをコピーして、自分のPCに保存、そのデータを使って資料作成をしたもんだから、当然コピーした時間以降の更新データは、○○君のPCにあるデータには反映されない。
つまり、ちょっと考えると、起こるにして起きた現象なんです。

〇〇君にしてみれば、データを壊す恐れから、コピーを取ったのだろうと推測はしますが(データの参照で、壊れることはないのですが・・・)
よしんば、コピーをした直後に、依頼されている資料を作成して結果を報告すれば、何の問題もなかったのにね!

それを、「訊かれるまで報告していない」・・・

その資料を、いつの時点で着手したのかも定かではないのですが、早めに作成していたにも関わらず放置していたことがまずかったですね。

つまるところ、沢山あるわけです。それもこれも、「訊く」ということにつながるし、訊いて理解していないという部分が大きいのだと考えられます。

訊かないから、本当にこの資料を作る意味や意図を理解できないのです。

高射砲のように質問ばっかりしてくる人がいますが、その割には何も理解できていない人ってのもいますね。人それぞれの個性は尊重しますが...

限度ってもんが、やっぱりあります。

 

作業効率、仕事の活性化などなど向上につなげるために!

コンピテンシーの概念を導入してチェックリスト化。
コンピテンシーとは(行動特性)などと訳されていますが、要は、ある職務における必要不可欠の行動能力という意味になります。

「チェックリスト」という項目を羅列したモノにして利用していきます。

この概念を導入して社員の職務能力の向上を図ろうとする企業がこのところ増加してきています。

ぶっちゃけて言うと、成功した人のものまねをすれば成功するんじゃないのという発想です。

ある職務レベルごとに、優れた成果を発揮している人
(社内でも、社外でも構いませんが)をモデルにして作成した職務能力の向上を目的に作成したもののようです。

社員みんなに、このチェックリストの点数を押し上げる教育をおこなえば、平準化されて自ずと業績は上がるだろうとの考えです。

理屈では、できる人の行動分析をして同じようにやれば成果が出る。
と理解はできますが、その人と自分は、やっぱり違いますからね。

それに、新人と経験者でも違いますよね。

言い換えると、新人で入団したての選手に、プロ野球選手の例えば、そう、松井選手を見習って打て!というのと同じような感じです。

 

それって無理っす!

って思ってしまうのが普通かなぁと僕も思います。

それに、人には特有のタイプがありすから。

それぞれ、伸ばすべきポイントというものがあって、人により違うはずなのに、つい「あるべき」を追求させてしまう訳です。

このチェックリストを持たせること自体はスキルアップを継続させるためには役に立ちそうですが、できれば、その個人独自のチェックリストを一緒に作るところから始めたいですね。

 

どうやるかですか?・・・。

例えばですが、
「今月身につけたいスキルをチェックリストにまとめてみよう」
と、相手がどこを目指すのか丹念に聴いていきます。

それが10個くらい見つかったら、その10個の文章をどんな形に仕上げていくのかも相手に聞き確認しましょう。

手帳に貼れるくらいにして、携行できるようにするのも良し。
A4サイズに自分が好きなフォントで印刷して見える所に貼るでも良し、ポイントは自分流(オリジナル)であること。
自分専用のものという認識になるように工夫まで、一緒に考えてやることです。
そうすることで、チェックリストは、単に努力を強いる命令ではなく、自分のやる気を引き出してくれるもの・・・

そうですね。エネルギー源となると思います。

 

ベイビーステップ(初めの一歩)

自分専用のオリジナルのチェックリストを作って、やる気を引き出す。

これを、毎回確認してから仕事を始める。

ねぇ、これを確認したら業績があがる?

仕事が進む?

流石にこれだけじゃダメです、これはあくまで、ひとつの手段ですからね。

しかし、きっかけにはなるはずです。 確実に!

テクニック(技術)も知識も当然大事です。

でもそれを、習得するには、あなた自身の気持ちが、一番大事なんです。
あなたの目標設定とそれをやり抜く意思の強さやこれを継続させられるだけの粘り強さも持ってほしいものです。

ここからは、あなた自身の問題になるでしょう。

その気にさせることまでは、できますが、それ以降はあなた次第です。

 

最後まで、お付き合い頂きまして、ありがとうございました。

ちょっとでもお役に立てたなら嬉しいです。(^^)v

【17 行動特性を考慮する】

 

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