仕事ができないと悩む前に肝心な「これ」やってる?メモを取る

仕事のやり方基本中の基本なので、知らない人はいないと思いますが、それでもあなたはメモって取ってる?

「いえ、やりませんよ、その場で記憶します。」

上司からの仕事の依頼内容でしょ?

「ちゃんと聞くことを優先してます。 だって、それ相手に失礼です。」

(仕事の依頼の内容をメモるのが失礼になるのだろうか?)

・・・

なるほど。そうですか。

ども、harutoです。

スポンサーリンク

あなたは、メモを取る派?取らない派?

おい君、今、手は空いてるかね?
依頼したい事があるのだが・・・

はい。なんでしょう?

実は、この作業をやって欲しいんだが、できそうかね?

はい。どんな内容ですか?

うん、実はあれで、これで、そうして、これが、これで、ああなるんだけど
でね・・・

(うわぁーメモが追い付かない 汗汗)

・・・

メモを取る人と取らない人。

確かに何かしらの理由があるのでしょう。

皆さん、解かっている事なのに、メモを取らない人が圧倒的に多い気がするのです。

なぜか?

冒頭のビジネスマンのような考えの方もいらっしゃるでしょう。

素晴らしく記憶力が良い方も、そうなのでしょう。

私は・・・

そこ(記憶力)に自信がありませんので、メモを取ります派です。(笑)

指示内容を確実に理解するのと意味の取り違えがないように。

今まで、上司から叱責される場合は仕事のミスが殆ど、そのミスは起こるにして
起きたのではありませんか?

連絡ミス、資料準備ミス、資料作成ミス、発注数量ミス、ノルマ未達、etc…

あなたはもし、仕事ができない!と悩んでいるのにメモも取っていないとしたら? または、メモは取っているけど、仕事ができないって人も含めて。

そんな悩みを人知れず持っている人に、見て欲しいです。

メモを取らない派という人は、ちょっとここでは置いておいて、メモを取る派のお話を始めます。

事務員さん

私は、メモを取る派です・・・
言われたことをいっぱい書きます(汗汗)
・・・

メモを取る、実は2種類のタイプの人がいます

一様にメモを取るという行為にも、実は、2種類のタイプの人がいるんですよね、大きく分けてですけど。

それは、

  • タイプ1:指示内容をすべて網羅する如くメモを取るタイプ。
  • タイプ2:メモは取るのですが、ポイントのみ取るタイプ。

です。どちらもメモを取るのは同じですが、記述する内容が違います。

タイプ1のひとは、
話を聴きながらすぐにメモを取り始めます。
話の内容を最初から一字一句漏らさないように、すべてメモする人。
これは、口頭指示をしている側からするとイラつかせることにもなってます。
書くスピードの問題です。速記ができる人ならいざ知らず、指示をしている言葉を丸ごと書こうとするなら、追い付くわけがありません。

優しい上司は、メモを取ってる人に合わせて説明をしてくれるかもしれませんがそんな寛大な上司は稀です((笑)))、時間の浪費です。

指示を受ける側のわがままですね。

指示内容をちゃんと理解しないといけないから、などと弁明してくるでしょうが、自分の為だけの事で相手の立場は無視している事には気づいていないのです。

タイプ2のひとは、
話を聴きながら、メモは取りますがちゃんと上司の話を聴いて、そのスピードを邪魔をすることなしにポイントを押さえてメモを取り、説明が終わってから質問してきますね。

それはOKです。間違った認識を修正する意味も含めてね。

一通り説明を終えた後なんですから、理解不足を質問で補う事は至極当然。

上司も嫌がることはありません。逆に評価は上がります。

大抵の人が、否です

では、上司の指示説明が終わった後、一字一句メモを取っていた方は、質問ができるでしょうか?

大抵が、否です。

まだメモを書いている状態ですので、疑問や質問を提示する余裕などありません。

代わりに「解かりました。」という言葉を使う人が多いですね。

それ以前に、上司はイライラしているでしょう。

上司が、質問は?と問われても、考えていないので答えは決まってます。

「今は、ありません」という以外ないのです。

でなければ、「後で伺ってもよろしいですか?」と質問に質問で返す愚を犯すかです。

きっと、これは「能力がない人」と見られていると考えもしていません。
後で聴くのがなぜ悪い?という理屈でしょう。

でも考えてみてください。

上司が作業を依頼してきているという事は、その仕事に手を出せない状態だからという事。つまり別件で忙しいという意味もあるでしょう。
そんな状況下で「後で教えてね」と言われた日には・・・
「今理解しろよ」と心の中で思っても不思議じゃありません。

部署や、周りの状況が見えていないとそうなります。
自分の事しか見えていないという訳です。

この時点で、大きな差が生じていることは理解頂けたと思います。

メモ取りは、ボイスレコーダーではないのです。

そうそう、上司の指示説明を録音する方が、どれほどましか!

メモは、整理して、要点を書く。メモ=アウトプットですよ

それは、大事なポイントを間違えないようにすることが目的だからです。

後でメモを見て、解かればいいのです。

それに、「メモすること」は「アウトプットする」と同義語ですからね。

では、実際に例を挙げてみましょう。

上司の指示説明はこれです。

入学試験結果の合否通知とその手続きの説明文書を郵送して欲しいという依頼。

今回の受験者120名分の合否結果のリストがある。
合格者と、不合格者の結果を学校さん宛に準備して郵送して欲しい。
不合格の中に条件次第で合格になる旨の文書を入れるものもあるから注意して。
これ、合否の結果リスト、学生の出願順なので学校名はバラバラだから。
それに、今回発送先の学校名リストがこれね。
赤でマーカを引いている学校は郵送じゃなくて持参するから分かるようにしておいて 欲しい。
期限は3日後の定時までに、投函又は持参できる状態にしておいて欲しい。4日目に持参する
から、郵送は3日後の定時後に郵便局で投函したい。
そうすれば各学校にほぼ同時日に届くと思うから(県外は少し遅れるけど問題はない)

という指示内容です。

どうでしょう。

メモを全部とる人は、追い付いていますでしょうか?

書ききれないところも多いでしょう。

この指示説明のポイント

  • 120名分の合否通知の発送準備
  • 学校ごとに準備する
  • 合格と不合格事の書類を分ける準備する
  • それが出来たら、
    不合格者内の条件付きの学生には「別に書類を追加する」
  • 3つの郵送物の種類がある。振り分けを慎重に。
  • あと、郵送と持参がある

忘れないメモ記録とするなら整理して、キーワード的に書き残すこともあり!

  • 120名分
  • 学校リスト、合否リストある
  • 合格、不合格、条件付きの3種類
  • 日本語学校毎に振り分け
  • 郵送、持参あり
  • 期限3日後

と、こんな感じでしょう。

もし、仕事ができるあなたなら、同時に脳を回転させ、封筒や、個別用と学校用で、在庫があるか?
もし在庫なしなら、注文もあり得ますし、同封する書面の 内容確認や印刷も必要でしょう。

送る先の一覧表には、郵送か持参か記載はあるのか?それはもらえるのか?

学校宛のラベルがあったかな?

という依頼されてていること以外の発生するであろう作業内容の事が脳裏に走るでしょう。

これなら余裕がある証拠、パニックになる要素がみあたらない。

余裕が保てる=冷静でいられるから

   →不具合になりそうな事案を思いつく。

それに、準備完了したことの報告も忘れない。

ほうれんそうは基本ですよね。

完了報告などは忘れがちかな?

完成したかどうかも、上司から聞き返されるのは、あなたへの不安の現れだという事を理解することです。

完成までのイメージと言いますか、ストーリ展開を想像して、必要な作業などを盛り込んで予定通りに完了する。

これはもう、成功した自分のイメージでもあります。

事務員さん
メモを取るにもコツがあったんですね
 

まとめ

そうですね!

メモは取る事、要点を書くこと。ですね!

メモは、取らないより取る方が良い。
メモの取り方は、整理して要点を!
(ポイントとなるワードをキーワード化して記録する)

最初のうちは上手くまとめられないかもしれませんが、聴くという事を優先して考えましょう。

メモは、訊いた事を書くのではありません。指示のポイントを押さえて依頼の内容を完成させる事です。

巷で言われる「インプット」したらすぐに「アウトプット」する。

これ、今回のお話でもばっちり当てはまる事ですよね。

思い違いをしないよう、気を付けましょう。

PS:メモを取らない派

これは、ズバリ、めんどくさい。というのが理由

そうじゃありませんか?

おそらく、頭に入ってるから大丈夫!
と思っているのですよね。

多分それ、間違いじゃないと思います。

説明を聞いた直後は、確実に記憶に残っています。

でしょ?

それで、その仕事に必要な時間が十分にある場合は、説明が終わった後、時間があると
考えて(思い込んで)即行動に移らないのです。

1時間経過・・・
3時間経過・・・
24時間経過・・・

記憶にむらが出てきています。ここまで来たら、全体の70%はすでに失われている。

エビングハウスの忘却曲線ですね。

かろうじて、概要と、印象が強かった項目は記憶に残っているので、それでも安心してしまっている。

その結果、資料を期限通りに作成したものの、欠損部分があったりして
やり直しを命じられたりした経験があるのではないですか。

人の記憶って思うほど残ってないのです。

3日前の事、鮮明に覚えて言えますか?

・・・

という事で、記憶をよみがえらせるトリガーになる方法が「メモを取る」です。

メモは取りましょう。

最悪自分が理解できればセーフです。
そのメモを見た他の人がちんぷんかんぷん?

なにこれ?

でも、あなたは理解できるとしたら・・・
そういうメモが取れるなら、あなたは、スパイになれますね。




最後まで、お付き合いしてくださって、感謝します。

カンフル剤になってれば、嬉しい限りです。

最新情報をチェックしよう!
スポンサーリンク